이벤트 업계에서 지속가능성에 대한 논의는 대부분 장소, 케이터링, 그리고 탄소 상쇄에서 시작됩니다. 참석자와 연사의 출장은 논의 대상이 되기 어렵기 때문에, 출장 문제는 대개 언급된 후 뒷전으로 밀려납니다. 현장 행사가 개최되는 근본적인 이유가 바로 출장이기 때문입니다. 이러한 직관은 타당합니다. 출장과 숙박은 일반적으로 행사 전체 배출량의 70~90%를 차지하며, 그중에서도 참석자 출장이 가장 큰 비중을 차지합니다. 업계 전체적으로 보면, 출장, 에너지, 케이터링, 물류를 모두 합산했을 때 전 세계 온실가스 배출량의 최대 10%를 차지할 수 있습니다.
같은 출장 예산 안에는 잘 알려지지 않은 작은 항목이 하나 더 있습니다. 바로 통역사와 기술 스태프입니다. 이들은 당연히 항공편으로 현장에 도착해 설치되고, 방음 부스, 콘솔, 헤드셋 등은 각국으로 배송됩니다. 이 모든 출장은 이 팀들을 대중에게 보여주기 위한 것이 아닙니다. 오로지 행사를 원활하게 진행하기 위한 것이며, 그렇기 때문에 예산을 삭감하기 가장 쉬운 부분 중 하나입니다.
원격 통역사, 원격 기술자, 하이브리드 방식의 회의 진행, 장비 이동 최소화 등이 그 시작이며, 참가자 한 명 한 명에게 회의 참석 방식을 바꾸도록 요구하지 않습니다.
관계 형성이 가장 중요한 곳에서는 현장 참석이 가장 큰 의미를 갖습니다. 참석자들은 파트너십을 구축하고, 임원들은 분위기를 읽고 실시간으로 대응하며, 스폰서들은 가시성을 확보하고자 합니다. 이러한 이유들은 사람들을 특정 행사에 초청하는 데 있어 정당하고 필수적인 비즈니스 이유이며, 어떠한 지속가능성 정책도 이러한 이유들을 없애려 해서는 안 됩니다.
하지만 행사의 조력자, 즉 무대에 직접 모습을 드러내는 것이 아니라 행사가 원활하게 진행될 수 있도록 지원하는 사람들은 전혀 다른 범주에 속합니다. 그들의 기여는 기능적인 것이며, 무대와의 물리적 근접성에 달려 있지 않고, 점점 더 그럴 필요조차 없어지고 있습니다.
과거에는 회의 통역사들이 국제선 항공편을 이용하는 것이 당연한 일이었고, 방음 부스, 콘솔, 헤드셋 등을 가지고 오거나 기존 장비를 수령하여 화물로 운송하고 설치한 후 다시 해체하는 과정을 거쳤습니다. 기술 운영자들도 마찬가지였습니다. 회의실 안의 부스 뒤에서 참가자들이 문제가 생기지 않는 한 신경 쓰지 않을 음질을 책임졌습니다.
이러한 방식은 다른 기술이 존재하지 않았던 시절에는 타당했습니다. 동시통역은 유선으로 연결된 부스와 객석과의 시야 확보에 의존했습니다. 신뢰성을 확보하려면 현장에 통역사가 직접 있어야 했고, 수십 년 동안 모든 통역 방식에는 현장에 통역사와 시청각 지원팀이 필요했습니다. 이로 인해 수천 건의 항공편 운항이 발생했지만, 탄소 배출량 감소에는 아무런 도움이 되지 못했습니다. 이러한 제약은 수십 년간 행사 기획에 영향을 미쳤고, "통역사는 항공편으로 이동한다"는 것은 더 이상 적극적으로 결정하는 사항이 아니라 당연한 항목으로 여겨지게 되었습니다.
이러한 제약은 상당 부분 해소되었습니다. 원격 동시통역을 통해 자격을 갖춘 통역사는 전 세계 어디에서든 스튜디오나 인증된 자택 환경에서 작업할 수 있으며, 부스까지 케이블을 연결하는 대신 보안 플랫폼을 통해 행사에 접속할 수 있습니다. 기술 제작. 음향 엔지니어는 부스를 배송하거나 철거를 위해 인력을 파견할 필요 없이 원격으로 영상 피드를 모니터링하고 관리할 수 있습니다.
통역사와 기술자를 출장 명단에서 제외하는 것은 단순히 항공편 수를 줄이는 것 이상의 효과를 가져옵니다. 물리적인 부스 운송 및 설치 비용이 절감되고, 행사장 간 장비 이동량이 줄어들며, 현장 설치 시간도 단축됩니다. 주최측 입장에서는 관리해야 할 물류 업무가 줄어듭니다. 행사 규모 축소 측면에서도, 이는 사람들이 현장에 있어야 진행되는 행사의 핵심적인 부분에는 영향을 주지 않기 때문에 비교적 간단한 방법 중 하나입니다.
이러한 패턴은 이미 수년간 실제로 나타나고 있습니다. 국제의회연맹(IPU)이 발리에서 제144차 총회를 개최했을 , 현장 통역팀과 원격 통역팀을 혼합하여 운영했는데, 통역팀의 일부를 원격으로 전환함으로써 최대 30개의 물리적 통역 부스와 그 안에 실어 나르고 보관하고 철거해야 했던 장비들을 없앨 수 있었습니다. 이동해야 하는 통역사 수와 장비가 줄어들면서 항공편과 화물 운송량이 감소하고 기술적인 부담도 줄어들었으며, 총회 참가자들이 경험하는 방식에는 아무런 변화가 없었습니다.
이는 원격 참여와 관련된 더 넓은 추세와 일맥상통합니다. 원격 참여는 이동과 현장 활동에 필요한 에너지 소모를 크게 줄여주기 때문에, 동일한 역할을 수행하는 데 드는 에너지 소비를 현장 참석에 비해 훨씬 줄일 수 있습니다. 완전 원격 방식의 경우 현장 50배에서 300배까지 에너지 소비가 적은 . 특히 청중이 아닌 통역사와 기술 스태프에 적용해 보면, 이러한 에너지 절감 효과는 참가자들이 애초에 참석하기 위해 현장을 방문하는 부분에는 영향을 주지 않고도 얻을 수 있습니다.
실질적인 지속가능성 전략은 누가 어떤 이유로 출장을 가는지에 대한 솔직한 분석에서 시작됩니다. 출장자 명단에 있는 각 역할에 대해 다음과 같은 간단한 질문을 던져야 합니다. 이 사람의 기여는 현장 참석이 필수적인가, 아니면 안정적인 연결 상태가 필수적인가? 발표자, 고객 대면 직원, 그리고 관계 형성이 중요한 역할을 맡은 사람들은 대개 전자에 속합니다. 통역사와 기술 스태프는 대개 후자에 속하며, 플랫폼이 오디오, 백업 시스템, 통역사 근무 환경 등에 대한 공인된 기준을 충족한다면 품질 저하 없이 원격으로 지원할 수 있습니다.
이는 일회성 결정이 아닙니다. 처음부터 행사 기획에 포함시켜야 할 기본 사항이며, 이를 통해 언어 및 기술 전문가 팀을 모두 파견하는 것이 관례가 아닌 의도적인 선택이 될 수 있습니다. Interprefy가 통역 품질 저하 없이 하이브리드 방식의 행사 진행을 어떻게 지원하는지 알아보려면 플랫폼을 살펴보세요.