가상 연말 행사 기획에서 얻은 주요 교훈

연말 계획을 세우느라 바쁜 요즘, 많은 팀들이 물리적으로 같은 장소나 시간대에 있지 않더라도 연말 모임을 갖고 연휴를 축하하는 방법을 고민하고 있습니다.

완전 재택근무 기업이라는 것은 연말 모임을 가상 공간에 맞춰 재창조해야 한다는 것을 의미합니다. 물론 많은 사람들과 어울리고 필요할 때마다 아낌없이 도움을 준 다른 부서 동료들과 함께 기뻐하는 시간을 그리워하지만, 가상 모임을 통해 놀랍고 새로운 사회적 활동을 만들어낼 수 있습니다.

Interprefy에서는 2020년과 2021년 연말 행사를 온라인으로 진행했습니다. 많은 사람들에게는 처음 경험하는 방식이었지만, 즐겁고 기억에 남는 경험이었고, 몇 달 동안이나 회자되었습니다.

온라인으로 연말 행사를 계획하면서 얻은 주요 교훈은 다음과 같습니다.

1. 일찍부터 계획을 세우세요

수많은 회사와 프리랜서들이 코미디, 음악, 가상 탈출 게임 등 가상 모임을 위한 엔터테인먼트를 제공하는 틈새시장을 개척했습니다. 미리 계획하면 최고의 엔터테이너와 제작 파트너를 확보하여 가상 행사를 성공적으로 이끌 수 있습니다.

또한 일부 동료들이 일찍 휴가를 시작할 수도 있으므로, 기념일 날짜를 미리 알리고 날짜를 알려주는 안내장을 보내는 것을 잊지 마세요.

2. 사교 활동을 위한 충분한 시간을 일정에 포함시키세요

행사 프로그램을 구성할 때, 많은 사람들에게 있어 이번 행사는 여러 부서의 동료들을 만나 업무 외적인 이야기를 나눌 수 있는 특별한 기회라는 점을 명심해야 합니다. 4시간이나 되는 긴 일정을 온라인 행사에 꽉 채워 넣으면 참가자들이 피로감을 느낄 수 있습니다. 공식 프로그램은 적절한 시간으로 구성하고, 휴식 시간, 네트워킹 시간, 또는 우연히 만난 동료들과 소통할 수 있는 스피드 데이팅과 같은 활동을 추가하는 것이 좋습니다.

3. 모든 조각들을 하나로 모을 제작팀을 구성하세요

분과 세션, 프레젠테이션, 게임, 포토 부스 등 모든 요소를 ​​조화롭게 구성하여 매끄러운 경험을 만들어내는 것은 쉽지 않은 일입니다. 가상 이벤트 제작팀을 일찍부터 확보하면 모든 참가자에게 문제 없는 경험을 제공하고, 문제 해결에 시간을 낭비하지 않고 이벤트 자체를 즐길 수 있습니다.

4. 사회자를 섭외하여 프로그램 진행을 팀들에게 안내하도록 하세요

행사 내내 여러 장소로 사람들을 안내해야 한다면, 각 지점에서 해야 할 일을 명확하게 알려주는 것이 중요합니다. 사회자가 행사의 시작을 알리고, 프로그램을 소개하고, 진행 규칙을 안내하고, 분위기를 유쾌하게 만드는 것이 큰 도움이 됩니다. 작년에는 영국 출신의 훌륭한 코미디언이 Interprefy를 주제로 한 노래로 행사의 시작을 알리고, 회사 설립자를 인터뷰하며, 행사 내내 분위기를 뜨겁게 달궈주었습니다.

5. 적을수록 좋다

분명히 여러분은 행사 활동에 대한 훌륭한 아이디어를 많이 가지고 계실 겁니다. 하지만 어떤 사람들은 지역 사무실에 모일 수도 있지만, 많은 사람들은 컴퓨터 앞에 앉아 너무 오래 있으면 가상 피로감을 느낄 수 있다는 점을 기억하세요.

짧고, 흥미롭고, 기억에 남도록 하되, 술집에서 마지막까지 남아 있는 사람들을 위해 열린 결말을 남겨두세요.

5. 게임은 필수입니다

가상 탈출 게임이나 퀴즈 게임 같은 활동은 동료들을 즐겁게 해주고, 전 세계에 흩어져 있는 사람들을 작은 팀으로 묶어 팀워크를 다지는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 이 글 말미에 재미있는 활동 아이디어 목록을 정리해 두었습니다.

6. CEO의 연설을 기억에 남을 만한 연설로 만드세요

CEO가 한 해를 요약하는 시간은 언제나 필수입니다. CEO가 간결하면서도 기억에 남는 연설을 할 수 있도록 아이디어를 제안해 보세요. 작년 저희 회사에서는 그래픽 디자이너에게 연설을 라이브 드로잉으로 바꿔달라고 의뢰했습니다. 연설이 진행되는 동안 화면에는 그림이 실시간으로 그려졌고, 모든 참석자들이 CEO의 연설과 그림이 동시에 완성되는 모습을 볼 수 있었습니다. 그 결과 탄생한 아름다운 한 해 요약 그림은 현재 본사 벽면을 장식하고 있습니다.

7. 파티 후 모임을 위한 틀을 마련하세요

공식 프로그램은 2~3시간 정도 진행되지만, 많은 동료들이 행사가 끝난 후에도 남아서 담소를 나누고 싶어할 것입니다. 작년에 저희는 가상 화상 네트워킹 앱인 wonder.me를 사용했는데, 이 앱은 여러 영역으로 구성된 화면을 제공하여 사람들이 자유롭게 이동하고, 그룹 화상 통화에 참여하거나, 일대일로 소통할 수 있도록 해줍니다.

8. 포용적이고 접근 가능한 경험을 제공하십시오

모든 동료가 행사에 동등하게 참여할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 비즈니스 영어가 완벽하지 않은 동료도 있을 수 있고, 시각이나 청각 장애로 인해 행사 참여에 어려움을 겪는 동료도 있을 수 있습니다. 다양한 색상 대비 및 접근성 기능을 제공하는 플랫폼부터 실시간 자막 및 실시간 통역에 이르기까지, 행사를 포용적인 경험으로 만드는 데 도움이 되는 다양한 도구가 있습니다. 

온라인으로 진행하는 연말 직원 축하 행사를 위한 재미있는 아이디어

1. 칵테일 제조 강습 - 회사 테마에 맞는 음료를 직접 만들어 보세요. 음료 레시피와 재료 목록을 모두에게 보내고, 행사 중에 전문 믹솔로지스트가 직접 칵테일이나 무알코올 칵테일을 만드는 법을 가르쳐 드립니다.
2. 가상 사진 부스 - 전 세계 팀원들과 함께 사진을 찍을 수 있는 좋은 방법일 뿐만 아니라, 이벤트 테마에 맞는 사진 챌린지를 진행할 수도 있습니다.
3. 재밌는 시상식 - 재밌는 부문을 만들고 팀들이 미리 투표하게 해서 "아직도 음소거 상태인 사람 상"처럼 재치 있는 상을 수여해 보세요.
4. 인재 발굴 쇼 - 천사의 목소리를 가졌거나 슬래시의 아성을 위협할 만한 재능을 가진 동료에게 무대를 제공하여 회사 내 숨겨진 인재를 발굴해 보세요.
5. 펍 퀴즈 - 사람들을 무작위로 그룹으로 나누어 펍 퀴즈에 참여시키고 우승팀에게 상을 수여합니다. 사람들을 하나로 모으고 부서 간 팀워크를 증진하는 좋은 방법입니다.
6. 나는 누구일까요? - 동료들에게 미리 자신에 대한 놀라운 사실을 하나씩 알려달라고 부탁하고, 퀴즈를 통해 동료들을 얼마나 잘 알고 있는지 확인해 보세요.

요약하자면, 가능성은 무궁무진합니다. 창의력을 발휘하고, 짧고 간결하게, 사람들과 소통하며, 재미있고, 흥미롭게, 그리고 궁극적으로는 기억에 남도록 만들어 보세요.

동료들과 그들의 언어로 소통하는 데 도움이 필요하시면 언제든지 편하게 연락 주세요 .