멋진 국제 하이브리드 이벤트를 만들기 위한 10가지 팁

COVID-19 팬데믹과 2020년 및 2021년의 연속적인 봉쇄 조치는 이벤트 관리자들이 재고하도록 강요했습니다 어떻게 그들이 회의, 세미나, 워크숍 및 기타 모임을 주최하는지를.

안전이 최우선 고려 사항이며, 라이브 이벤트 개최에 가장 큰 장애물, 이벤트 관리자들은 대안을 필요로 했습니다.

많은 경우, 디지털 이벤트는 자연스럽고 비용 효율적인 솔루션을 제공했습니다 — 이를 통해 이벤트 관리자는 사회적 거리두기 지침을 준수하면서도 행사를 지속할 수 있었습니다.

하지만 그것이 전부는 아닙니다 ’ — 디지털과 현장의 장점을 결합하여, 하이브리드 이벤트 제공합니다 다양한 이점 전통적인 이벤트에 비해, 더 넓은 도달 범위, 지속 가능성(환경 및 재무적 관점 모두), 높은 포용성, 참석자를 위한 유연성 등을 포함하며 — 참석자들은 선택할 수 있습니다 그들이 어떻게 참여할지, 온라인으로 접근 가능하고 훨씬 적은 “관료 절차” 로 더 많은 혜택을 누릴 수 있습니다.

잠금 제한이 과거의 일이 된 지금, 많은 이벤트 매니저들은 현장 참여를 확대하면서 온라인 솔루션을 활용하여 하이브리드 이벤트 형식을 지속하거나 새롭게 도입할 계획입니다. Event Manager Blog의 연구에 따르면 (Skift 브랜드), 현재 이벤트의 70%가 하이브리드 형태이거나 가상으로 참석할 수 있는 옵션을 가지고 있습니다.

하이브리드 이벤트는 명확히 선호되는 형식이 되었습니다. 전 세계 가상 이벤트 시장은 2019년에 779.8억 달러로 평가되었습니다 — 그리고 2020년부터 2027년까지 연평균 복합 성장률(CAGR) 23.2%로 성장할 것으로 예상됩니다 — 많은 이벤트 관리 전문가들이 온라인 및 가상 이벤트 기술을 활용하여 새로운 경험을 창출할 새로운 방법을 모색하고 있습니다.

하지만 let’s 몇 단계 뒤로 돌아가 중요한 질문을 다루어 보겠습니다. 

하이브리드 이벤트란 무엇입니까?

간단히 말하면, 하이브리드 이벤트는 전시회, 회의, 세미나, 워크숍 또는 기타 모든 회의로, “실시간” 대면 이벤트와 “가상” 온라인 구성 요소를 결합한 것입니다.

예를 들어 세미나를 진행한다면 — 세미나 연사(또는 패널리스트)는 직접 만나고, 청중은 “원격”으로 온라인 화상 회의 솔루션을 통해 참석할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 비용 절감 및 행사의 물리적 발자국 감소부터 행사 관리자가 더 넓은 청중에게 다가가고 참여도를 높이는 등 여러 장점을 제공합니다.

귀하께서는 저희 블로그 기사 “하이브리드 이벤트란 무엇이며 어떻게 시작해야 할까요?”

왜 하이브리드 이벤트를 개최해야 합니까?

전통적인 현장 설정에 비해, 하이브리드 이벤트는 근본적으로 더 접근성이 높으며 “양쪽 모두의 장점” — 혹은 그 이상을 제공합니다. 

예를 들어, 하이브리드 이벤트의 온라인 구성 요소는 무한히 확장될 수 있음을 의미하며, 이를 통해 이벤트 관리자는 이전에 도달할 수 없었던 청중에게 다가갈 수 있습니다. 다양한 언어를 구사하는 새로운 청중도 통역사를 활용함으로써 쉽게 대응할 수 있습니다 — 두 통역사 모두 이벤트가 온라인인 경우 원격으로 작업할 수 있습니다. 비자 허가나 항공권 비용을 지불할 필요가 없습니다. 이러한 가능성을 실현하려면 온라인 이벤트 관리 플랫폼과 실시간 통역 솔루션(예: Interprefy)을 설치하기만 하면 됩니다. 또 다른 옵션은 AI 음성 번역 솔루션을 사용하여 와 같은 Interprefy Aivia, 대면 및 가상 참석자 모두에게 적용됩니다.

게다가, 이벤트를 온라인으로 주최함으로써, 그들은 훨씬 더 “유연” — 특정 시간이나 장소에 얽매이지 않으며, 더 작은 장소만 필요할 수도 있습니다.

우리는 오프라인 이벤트의 이점 — 연결성, 개인화 등 —에 모두 익숙하며, 이는 하이브리드 이벤트에서도 그대로 유지되어 참석자들에게 옵션 직접 참석하기 위해.

하이브리드 이벤트의 이점에 대해 자세히 알아보세요.

물론 하이브리드 이벤트는 물류부터 전시업체와 스폰서에게 새로운 가치를 창출하고, 다양한 시간대에 맞추는 것까지 여러 측면에서 도전적일 수 있습니다. 그러나 진정한 과제는 여러분이 대상으로 삼는 고객의 사고방식을 전환하는 것입니다. 현장 이벤트에 온라인 접근을 부가 옵션으로 제공하는 경우 원격 참가자들이 실망할 수 있습니다.

이 과제를 해결하는 핵심은 하나의 이벤트를 만들면서도 두 가지 경험을 제공하는 것입니다 — 이를 위한 최선의 실천 팁을 준비했습니다.

성공적인 하이브리드 이벤트 개최를 위한 최고의 팁

• 두 청중 모두에 집중하십시오

청중을 이해하면 하이브리드 이벤트 솔루션 및 팁의 방대한 목록을 선별하는 데 도움이 됩니다. 참석자들의 필요를 파악하면 — 적절한 기술, 즉 이벤트 관리 플랫폼을 선택하고 경험을 정의할 수 있습니다. 두 청중 모두의 요구에 균등하게 집중하십시오. 현장 참가자에게 약간 더 집중하고 싶어질 수 있지만, 이들은 참여와 관련된 비용(여행, 비자, 티켓 등)이 더 높을 가능성이 있습니다. 반면 원격 청중은 현장 참여자를 훨씬 초과할 수 있습니다. 따라서 귀사가 끌어올 다양한 청중의 요구에 집중하는 것이 핵심입니다.

• 참석자를 위해 현장 및 온라인 대표자를 배치하십시오

청중이 귀하와 다른 참석자와 보다 쉽게 상호작용하고 참여할 수 있도록 현장 및 온라인 경험을 모두 담당할 대표자를 배치하십시오. 이러한 참석자는 귀하의 손님을 맞춤 서비스하며, 행사 정보와 콘텐츠를 제공하고, 손님이 찾고 있는 것을 안내합니다. 

온라인 대표자는 특히 중요합니다. 이들은 참석자들이 겪을 수 있는 기술적 문제나 어려움을 도와줄 뿐만 아니라 유용한 콘텐츠를 공유하고 다른 온라인 참석자와 연결하도록 지원합니다.

• 마케팅 및 콘텐츠 전략을 수립하십시오

하이브리드 이벤트 참석자를 최대화하려면 사전에 충분히 마케팅하고 홍보하십시오. 여기에는 이메일 마케팅, 소셜 미디어(오늘날 디지털 우선 세계에서 필수) 및 연사와 스폰서의 도달 범위가 포함될 수 있습니다. 연사와 스폰서에게 특히 LinkedIn과 같은 채널을 통해 이벤트를 홍보하도록 요청하면 이미 구축된 참여도 높은 청중을 확보할 수 있습니다. 

또한, 잠재 참석자를 위해 “exclusive” 콘텐츠 개발을 고려하십시오 — 이벤트 랜딩 페이지에 등록하는 사람들은 비하인드 씬 콘텐츠에 접근할 수 있다는 점을 명확히 표시하십시오. 이는 귀하의 이벤트에 대한 큰 흥분과 화제를 만들 수 있습니다. 이벤트가 종료된 후에는 모든 사람이 콘텐츠에 접근할 수 있도록 하여 지속적으로 관심 있는 사람들을 유치할 수 있습니다.

• 최고의 온라인 및 현장 기술 지원을 제공하십시오

마이크가 고장 나거나 연결 문제가 발생하면 어떻게 됩니까? 가능한 모든 “문제”에 대해 오프라인 또는 온라인 행사만을 진행할 때보다 더 많은 지원이 필요합니다. 게다가 온라인 및 현장 팀 모두 원활한 커뮤니케이션이 필요합니다. Interprefy의 경우, 현장 AV 파트너 네트워크를 활용할 수 있습니다. 또한 고객이 보유한 파트너와도 협업이 가능합니다.

이상적으로, 귀하의 하이브리드 이벤트를 위해서는 기술 인력 및 파트너가 문제를 신속히 해결하도록 면밀히 모니터링해야 합니다 — 또한 온라인 및 오프라인 참석자들에게 정상 서비스가 비교적 조만간 재개될 것임을 안심시켜야 합니다.

온라인 이벤트 관리 솔루션이 실패할 경우, 신속하게 배포할 수 있는 백업 옵션을 마련해 두는 것이 항상 가치 있습니다. 

• 적절한 장소를 찾고 소유주와 협력하세요 

두 장소가 동일하지 않으며, 많은 장소가 기본적으로 자체 기능을 갖추고 있습니다. 일부는 이벤트에 더 적합할 수 있습니다 — 예를 들어 포디엄과 서라운드 사운드가 이미 설정되어 있습니다 — 따라서 하이브리드 이벤트에 적합한지를 신중히 평가해야 합니다. 

대역폭 기능은 필수적이며, 귀하’는 온라인 청중을 대상으로 고품질 비디오 및 오디오 스트림이 필요합니다. 마찬가지로, 현장 및 온라인 참석자 모두에게 장소의 미학이 중요하므로, 보기 좋고 귀하의 이벤트 “테마”를 구현하는 장소를 선택하시기 바랍니다. 

적절한 장소를 찾는 것과 동시에, 현장 운영자와 협력하여 “ideal” 현장 아키텍처를 구축하십시오. 또한 가능한 한 “safe”하고 지속 가능하고 책임감 있게 만들도록 노력해야 합니다. 이는 참석자들에게 안심을 주고 브랜드 감성을 높일 것입니다. 

추천 리소스:

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• 올바른 플랫폼과 설정을 사용하십시오 

온라인 이벤트 관리 및 가상 호스팅 플랫폼은 모두 다양한 기능을 제공합니다. 일부는 대규모 이벤트와 회의에 적합한 반면, 다른 플랫폼은 그들이’ 소규모 개인 회의에 사용될 때 빛을 발합니다. 

제공되는 솔루션을 평가하고 귀하가 필요하다고 생각하는 것과 교차 검토하는 데 시간을 투자하십시오. 이는’보다 귀하의 요구에 적합한 것을 찾는 것이 더 좋습니다. 

하이브리드 이벤트에 적합한 플랫폼을 찾는 것뿐만 아니라, 현장 이벤트를 위한 파트너와 기술 설정, 그리고 가상 이벤트와 연결할 수 있는 환경이 필요합니다. 이를 모두 관리해줄 준비된 팀과 참석자를 돌볼 직원이 필요합니다. 그렇지 않으면, 당신은 ’ 막대한 미지의 위험에 스스로를 노출하게 됩니다. 

• 언어 장벽을 무시하지 마세요

하이브리드 이벤트는 무한히 더 접근성이 높아지므로 전 세계에서 참석자를 기대할 수 있습니다. 이를 염두에 두고, 가장 “일반적인” 언어 요구를 수용할 수 있는 번역가와 통역사를 확보해야 합니다. 이 정보를 찾는 가장 쉬운 방법은 참석자 데이터를 살펴보는 것입니다 — 대부분의 사람들이 어떤 언어를 구사합니까? 해당 정보를 바탕으로 적합한 번역가와 통역 파트너를 찾으십시오.

원활한 경험을 보장하기 위해 — 현장 및 온라인 모두에서 — 청중이 콘텐츠를 청취하고 해석할 수 있도록 실시간 통역 솔루션이 필요합니다. 

Interprefy와 같은 솔루션은 대규모로 다국적 청중에게 이벤트를 제공하기 쉽게 하며, 통역사는 언제 어디서든 작업할 수 있습니다. 또한 Interprefy’의 프로젝트 및 기술 지원 팀이 현장 또는 원격으로 지원해 드립니다.

가장 좋은 점은? Interprefy는 대부분의 인기 있는 웹 회의, 이벤트 관리 및 가상 호스팅 플랫폼에 추가될 수 있습니다. 따라서 이를 작동시키기 위해 해야 할 일은 거의 없습니다.

• 접근성을 한 단계 더 향상시키세요

• 양방향으로 만들세요

청중 참여의 핵심 요소는 참석자에게 행사에서 사람들과 참여하고 소통할 수 있는 기회를 제공하는 것입니다. 이 “양방향 소통”은 적절한 기술 기반이 마련되어 있으면 쉽게 구현할 수 있습니다. 예를 들어, 발표자는 채팅 창을 주시하거나 전담 큐레이터가 흥미롭거나 유머러스한 댓글을 선택·전달함으로써 가상 참가자의 콘텐츠를 통합할 수 있습니다. 또 다른 전략은 가상 참석자의 영상 피드를 프레젠테이션의 일부로 방송하는 것입니다. 참석자가 자신을 행사에 일원으로 인식하게 되면, 보다 몰입감 있고 의미 있는 경험을 보장하게 됩니다.

• 동력을 지속하십시오

행사가 종료된 후에도 참석자에게 전달할 수 있는 새로운 관련 콘텐츠를 통해 모멘텀을 지속할 충분한 이유가 있습니다. 또한, 사후에 핵심 주제를 심도 있게 탐구하는 패널 토론과 같은 지원 이벤트를 연계하거나, 특정 기준을 충족하는 경우 참석자에게 참여 기회를 제공할 수 있습니다. 행사 이후에도 모멘텀을 유지함으로써 투자 가치를 극대화하고 브랜드 노출 및 참여의 지속적인 순환을 창출할 수 있습니다.

하이브리드 이벤트는 지속될 것입니다

이벤트 관리자와 참석자는 선택할 수 있는 이점을 지속적으로 인식함에 따라 선택하고 각각 이벤트를 주최하고 참석하는 방식을 통해, 하이브리드 이벤트는 전 세계 관객을 온라인과 오프라인 모두에서 계속 끌어들일 것입니다.

이벤트 관리자가 직면하는 과제는 이중 행사라는 복잡성입니다. 하나의 이벤트, 두 가지 경험 — 그리고 이들은 일관성을 유지해야 합니다. 무엇’은 온라인에서 제공되는 내용이 가능한 한 오프라인에서도 동일하게 재현되어야 합니다. 이벤트 관리자는 두 청중 모두가 이벤트에 어떻게 참여하는지를 면밀히 관찰하고, 그 정보를 활용하여 지속적으로 업무를 개선해야 합니다.