멋진 국제 하이브리드 이벤트를 만들기 위한 10가지 팁

2020년과 2021년에 발생한 코로나19 팬데믹과 그에 따른 봉쇄 조치는 행사 기획자들이 컨퍼런스, 세미나, 워크숍 및 기타 회의를 개최하는 방식을

안전이 최우선 과제 이자 라이브 이벤트 개최의 가장 큰 장애물 , 이벤트 관리자들은 대안을 필요로 했습니다.

많은 사람들에게 디지털 이벤트는 자연스럽고 비용 효율적인 해결책을 제공했습니다. 이를 통해 이벤트 관리자는 사회적 거리두기 지침을 준수하면서 이벤트를 계속 진행할 수 있었습니다.

하지만 이게 전부가 아닙니다. 디지털과 현장의 장점을 결합한 하이브리드 이벤트는 기존 이벤트에 비해 더 넓은 도달 범위 선택할 있음), 온라인 접근성으로 인한 간소화된 절차 등 여러 가지 이점을 제공합니다.

봉쇄 조치가 해제됨에 따라 많은 이벤트 관리자들이 현장 참여를 늘리는 동시에 온라인 솔루션을 활용하는 하이브리드 이벤트 형식을 계속 사용하거나 새롭게 도입할 계획입니다. 의 Event Manager Blog의 조사에 따르면 현재 이벤트의 70%가 하이브리드 형식이거나 온라인 참여 옵션을 제공하고 있습니다.

하이브리드 이벤트는 명실상부한 주요 형식으로 자리 잡았습니다. 전 세계 가상 이벤트 시장은 2019년 779억 8천만 달러 규모였으며, 2020년부터 2027년까지 연평균 23.2%의 성장률을 기록할 것으로 예상됩니다 . 많은 이벤트 관리 전문가들이 새로운 경험을 창출하기 위해 온라인 및 가상 이벤트 기술을 활용할 새로운 방법을 모색하고 있습니다.

하지만 잠시 뒤로 물러나서 중요한 질문 하나를 짚어보도록 하겠습니다. 

하이브리드 이벤트란 무엇인가요?

간단히 말해, 하이브리드 이벤트 는 오프라인 행사와 온라인 행사를 결합한 박람회, 컨퍼런스, 세미나, 워크숍 또는 기타 모든 종류의 회의를 의미합니다.

예를 들어 세미나를 생각해 보세요. 세미나 발표자(또는 패널)는 직접 만나고, 참석자들은 온라인 화상 회의 솔루션을 통해 "원격으로" 참여할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 비용 절감, 행사 장소의 물리적 공간 활용도 향상, 더 넓은 범위의 청중에게 다가가고 참여도를 높이는 등 여러 가지 장점이 있습니다.

"하이브리드 이벤트란 무엇이며 어떻게 시작해야 할까요?"라는 블로그 게시글 도 참고해 보세요.

하이브리드 이벤트를 개최해야 하는 이유는 무엇일까요?

기존의 오프라인 행사 방식과 비교했을 때, 하이브리드 행사는 근본적으로 접근성이 훨씬 뛰어나며 "두 가지 장점"을 모두 제공하거나 그 이상의 효과를 누릴 수 있습니다. 

예를 들어, 하이브리드 이벤트의 온라인 구성 요소는 이벤트 규모를 무한히 확장할 수 있게 해 주어 이벤트 관리자가 이전에는 접근할 수 없었던 잠재 고객에게 도달할 수 있도록 합니다. 또한 통역사를 활용하면 다양한 언어를 사용하는 새로운 청중에게도 쉽게 서비스를 제공할 수 있으며, 이벤트가 온라인으로 진행되므로 통역사와 청중 모두 원격으로 근무할 수 있습니다. 비자 발급이나 항공권 비용을 지불할 필요도 없습니다. 온라인 이벤트 관리 플랫폼과 실시간 통역 솔루션(예: Interprefy)만 설치하면 이 모든 것이 가능해집니다. 또 다른 옵션으로는 현장 참석자와 온라인 참석자 모두에게 유용한 Interprefy Aivia

게다가 온라인으로 이벤트를 개최하면 훨씬 더 "유연"해집니다. 특정 시간이나 장소에 얽매일 필요가 없으며, 더 작은 규모의 장소만으로도 행사를 진행할 수 있습니다.

오프라인 행사의 장점, 즉 연결성, 개인화 등은 우리 모두에게 잘 알려져 있으며, 이러한 장점은 하이브리드 행사에서도 그대로 유지되어 참석자들에게 직접 참석할 수 있는 옵션

하이브리드 이벤트의 장점 에 대해 더 자세히 알아보려면 여기를 클릭하세요 .

물론 하이브리드 행사는 물류부터 참가업체와 스폰서를 위한 새로운 가치 창출, 시차 문제까지 여러 가지 어려움이 있을 수 있습니다. 하지만 진정한 과제는 행사의 대상을 어떻게 인식하느냐에 대한 접근 방식을 바꾸는 것입니다. 현장 행사를 제공하고 온라인 접속을 부가적인 옵션으로 제공하는 방식은 원격 참가자들을 실망시킬 수 있습니다.

이 문제를 해결하는 핵심은 하나의 이벤트로 두 가지 경험을 제공하는 것입니다. 이를 위한 몇 가지 모범 사례 팁을 알려드리겠습니다.

성공적인 하이브리드 이벤트 개최를 위한 주요 팁

• 두 대상 모두에게 집중하세요

청중을 이해하면 방대한 하이브리드 이벤트 솔루션과 팁 중에서 적합한 솔루션을 추려낼 수 있습니다. 참석자의 니즈를 파악한 후에는 적절한 기술(예: 이벤트 관리 플랫폼)을 선택하고 이벤트 경험을 정의할 수 있습니다. 두 유형의 청중 모두의 니즈를 동등하게 고려하는 것이 중요합니다. 현장 참석자는 참가 비용(여행, 비자, 항공권 등)이 더 높을 가능성이 크기 때문에 그들에게 더 집중하고 싶은 유혹이 들 수 있지만, 원격 참석자 수가 현장 참석자보다 훨씬 많을 수도 있습니다. 따라서 다양한 청중의 니즈에 집중하는 것이 핵심입니다.

• 참석자들을 위해 현장 및 온라인 담당자를 배치하세요

참가자들이 여러분 및 다른 참가자들과 더욱 쉽게 소통하고 참여할 수 있도록 현장과 온라인 양쪽에 담당자를 배치하세요. 이 담당자들은 참가자들에게 행사 정보와 콘텐츠를 제공하고, 원하는 정보를 찾을 수 있도록 안내하는 등 다양한 도움을 제공할 수 있습니다. 

온라인 담당자는 참석자들이 겪을 수 있는 기술적인 문제나 어려움을 해결해 줄 뿐만 아니라 유용한 콘텐츠를 공유하고 다른 온라인 참석자들과 연결될 수 있도록 도와주기 때문에 특히 중요합니다.

• 마케팅 및 콘텐츠 전략을 수립하세요

하이브리드 이벤트의 참석률을 극대화하려면 사전에 충분한 마케팅과 홍보를 진행해야 합니다. 이메일 마케팅, 소셜 미디어(오늘날 디지털 시대에 필수적), 연사 및 스폰서의 영향력을 활용하는 것이 좋습니다. 연사와 스폰서에게 그들의 채널(특히 링크드인)을 통해 이벤트를 홍보해 달라고 요청하는 것도 좋은 방법입니다. 이미 확보된 참여도 높은 잠재 고객을 활용할 수 있기 때문입니다. 

또한, 잠재 참가자들을 위한 "독점" 콘텐츠 개발을 고려해 보세요. 이벤트 랜딩 페이지에 등록한 사람들에게 비하인드 콘텐츠 접근 권한이 제공된다는 점을 명확히 밝히세요. 이는 이벤트에 대한 기대감과 관심을 크게 높일 수 있습니다. 이벤트가 끝나면 모든 사람이 해당 콘텐츠에 접근할 수 있도록 공개하여 지속적으로 관심 있는 사람들을 유치하세요.

• 최고의 온라인 및 현장 기술 지원을 제공합니다

마이크에 문제가 생기거나 연결 오류가 발생하면 어떻게 될까요? 오프라인이나 온라인 행사뿐 아니라, 발생할 수 있는 모든 문제에 대해 지원이 필요합니다. 더욱이 온라인 팀과 현장 팀 간의 원활한 소통 또한 필수적입니다. 인터프리파이는 자체적인 현장 AV 파트너 네트워크를 활용할 수 있으며, 고객이 보유한 파트너와도 협력할 수 있습니다.

이상적으로는 하이브리드 행사의 경우 기술 담당자와 파트너가 면밀히 모니터링하여 문제를 해결해야 하며, 온라인 및 오프라인 참석자 모두에게 정상적인 서비스가 비교적 빠른 시일 내에 재개될 것이라고 안심시켜야 합니다.

온라인 이벤트 관리 솔루션에 문제가 발생할 경우를 대비하여 신속하게 배포할 수 있는 백업 옵션을 항상 준비해 두는 것이 좋습니다. 

• 적합한 장소를 찾고 소유주와 협력하세요 

모든 행사장이 똑같지는 않으며, 대부분 자체적인 시설을 갖추고 있습니다. 연단이나 서라운드 사운드 시스템 등이 이미 설치되어 있는 등 행사 개최에 더 적합한 곳도 있으므로, 하이브리드 행사에 가장 적합한 시설을 선택하려면 각 옵션을 신중하게 검토해야 합니다. 

온라인 시청자를 대상으로 고품질 비디오 및 오디오 스트림을 제공해야 하므로 대역폭 용량은 필수적입니다. 마찬가지로, 행사장의 미적 감각 또한 현장 시청자와 온라인 시청자 모두에게 중요하므로, 보기 좋고 행사의 테마를 잘 표현하는 장소를 선택해야 합니다. 

적합한 장소를 찾는 것 외에도, 행사 운영자와 협력하여 "이상적인" 현장 건축을 조성해야 합니다. 또한, 가능한 한 "안전"하고 지속 가능한 방식으로 행사를 진행해야 합니다. 이는 참석자들에게 안심을 주고 브랜드에 대한 긍정적인 인식을 높이는 데 도움이 될 것입니다. 

추천 자료:

 친환경 행사 기획 가이드: 무료 다운로드

• 올바른 플랫폼과 설정을 사용하십시오 

온라인 이벤트 관리 및 가상 호스팅 플랫폼은 각각 다른 기능을 제공합니다. 어떤 플랫폼은 대규모 이벤트 및 컨퍼런스에 적합하고, 또 다른 플랫폼은 소규모 개인 회의에 특히 적합합니다. 

제공되는 솔루션들을 꼼꼼히 평가하고, 자신에게 필요한 기능과 비교해 보세요. 사용하지 않는 기능까지 포함된 포괄적인 솔루션에 투자하기보다는, 자신의 요구사항에 맞는 솔루션을 찾는 것이 훨씬 낫습니다. 

하이브리드 이벤트를 위한 적절한 플랫폼을 찾는 것 외에도, 현장 이벤트와 가상 이벤트를 연결하기 위한 파트너와 기술적인 환경이 필요합니다. 이 모든 것을 관리하고 참석자들을 돌볼 수 있는 팀을 구성해야 합니다. 그렇지 않으면 엄청난 불확실성에 노출될 수 있습니다. 

• 언어 장벽을 무시하지 마세요

하이브리드 행사는 접근성이 훨씬 뛰어나기 때문에 전 세계에서 참가자들이 참석할 것으로 예상됩니다. 따라서 가장 일반적인 언어 요구 사항을 충족할 수 있는 통역사와 번역사를 확보해야 합니다. 이를 파악하는 가장 쉬운 방법은 참가자 데이터를 분석하는 것입니다. 참가자들이 가장 많이 사용하는 언어는 무엇일까요? 이 정보를 바탕으로 적합한 통역사 및 번역사 파트너를 찾으세요.

현장과 온라인 모두에서 원활한 경험을 보장하려면 콘텐츠를 듣고 청중에게 통역할 수 있는 실시간 통역 솔루션이 필요합니다. 

Interprefy와 같은 솔루션을 사용하면 다국적 청중을 대상으로 대규모 행사를 손쉽게 진행할 수 있으며, 통역사는 언제 어디서든 근무할 수 있습니다. 또한 Interprefy의 프로젝트 및 기술 지원팀은 현장 또는 원격으로 지원을 제공합니다.

가장 좋은 점은 무엇일까요? Interprefy는 대부분의 인기 있는 웹 회의, 이벤트 관리 및 가상 호스팅 플랫폼에 추가할 수 있습니다. 따라서 작동시키기 위해 해야 할 일은 거의 없습니다.

• 접근성을 한 단계 더 높여보세요

• 쌍방향 소통을 하세요

청중 참여를 유도하는 핵심 요소는 참가자들이 행사에 참여하고 다른 참가자들과 소통할 수 있는 기회를 제공하는 것입니다. 이러한 "양방향 소통"은 적절한 기술적 기반만 갖춰지면 쉽게 구현할 수 있습니다. 예를 들어, 발표자는 채팅창을 주시하거나 담당자가 흥미롭거나 재미있는 댓글을 선별하여 전달하는 방식으로 온라인 참가자들의 의견을 발표에 활용할 수 있습니다. 또 다른 방법은 온라인 참가자들의 영상 피드를 발표 내용에 포함시키는 것입니다. 참가자들이 자신이 행사의 일부라는 것을 인지하게 되면, 더욱 몰입감 있고 의미 있는 경험을 할 수 있게 됩니다.

• 기세를 이어가세요

이벤트가 끝난 후에도 참석자들에게 관련 콘텐츠를 제공하여 그 열기를 이어가는 것은 좋은 방법입니다. 또한, 주요 주제를 심층적으로 다루는 패널 토론이나 특정 조건을 충족하는 참석자에게 참여 기회를 제공하는 등 후속 이벤트를 연이어 개최할 수도 있습니다. 이벤트 이후에도 이러한 열기를 유지함으로써 투자 대비 최대의 효과를 얻고 브랜드 노출과 참여의 지속적인 선순환을 만들어낼 수 있습니다.

하이브리드 이벤트는 앞으로도 계속될 것입니다

선택할 수 있는 이점을 계속해서 인식함에 따라 , 하이브리드 이벤트는 온라인과 오프라인 모두에서 전 세계적으로 관객을 계속해서 끌어들일 것입니다.

이벤트 관리자에게 어려운 점은 두 가지를 동시에 처리해야 하는 복잡성입니다. 하나의 이벤트에서 두 가지 경험을 제공해야 하는데, 이 두 경험은 일관성을 유지해야 합니다. 온라인에서 제공되는 내용을 오프라인에서도 최대한 비슷하게 재현해야 합니다. 이벤트 관리자는 두 가지 유형의 참가자들이 이벤트에 어떻게 참여하는지 면밀히 관찰하고, 그 정보를 활용하여 지속적으로 개선해 나가야 합니다.