다국어 비즈니스 회의를 성공적으로 개최하는 방법

여러 국가에 걸쳐 파트너, 고객, 공급업체 또는 동료와 회의를 진행할 때 언어는 성공적인 의사소통에 큰 장벽이 될 수 있습니다.

기업, 중소기업, NGO, 협회 및 기관의 회의 주최측은 회의 참가자들의 메시지가 번역 과정에서 왜곡되지 않도록 전문 동시통역사를 회의에 초빙합니다.

원격 동시 통역(RSI) Microsoft Teams 또는 Zoom과 같은 인기 있는 회의 소프트웨어와 통합하면 이러한 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다.

수만 건의 다국어 비즈니스 회의를 지원해 온 경험을 바탕으로, 실시간 통역이 제공되는 다국어 회의가 원활하게 진행될 수 있도록 몇 가지 핵심적인 모범 사례를 파악했습니다.

다국어 회의를 주최할 때

동시통역이 제공되는 다국어 회의를 기획하거나 주최하는 경우, 성공적인 회의 진행을 위해 아래 팁을 참고하시기 바랍니다

1. 회의 전에 참석자들에게 사용하려는 플랫폼의 사용자 가이드를 공유하세요 . 참석자들의 기술 수준을 과대평가하지 말고, 회의 전에 플랫폼 사용법을 알려주는 것이 좋습니다. 이미 사용법을 알고 있는 참석자는 가이드를 무시해도 되지만, 모르는 참석자를 위해 미리 안내하는 것은 회의 진행에 큰 도움이 될 수 있습니다. 만일의 사태를 대비하는 것이 중요하며, 관련 링크를 보내는 것만으로도 충분합니다. Interprefy에서는 모든 제품의 사용자 가이드를 모아 지식 기반(Knowledge Base) .

2. 다국어 회의 참석자들에게 회의 전에 모범 사례를 간략하게 안내하세요 . 온라인 회의에서 지켜야 할 몇 가지 모범 사례는 다국어 온라인 회의에서는 더욱 중요합니다. 특히 음질 관리와 적절한 마이크 및 헤드폰 사용이 중요합니다. Interprefy에서는 다국어 통역 회의를 성공적으로 진행하기 위한 기본 규칙을 안내하는 간단한 안내 영상(아래에서 확인 가능)을 제작했습니다. 모든 참석자가 미리 준비할 수 있도록 사전에 공유하고, 회의 시작 시 재생하여 핵심 사항을 빠르게 다시 한번 상기시켜 주세요.

3. 회의 전에 관련 프레젠테이션이나 자료를 통역사와 공유하십시오 . 통역사가 회의 주제에 대한 전문가이긴 하지만, 관련 자료를 제공하면 통역사가 회사 특유의 용어, 이름, 전문 용어 등을 숙지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
   
   
4. 회의 주최자라면, 진행 상황을 말로 설명하세요 . 침묵은 참가자들이 회의에서 소외감을 느끼게 할 수 있으므로, 가능한 한 언어적 신호를 활용하여 참가자들에게 현재 상황을 알려주세요. 예를 들어, 더 많은 참가자가 접속하기를 기다리고 있어서 회의를 시작하지 못했다면, "아직 몇몇 참가자가 접속하지 않았네요. 5분만 더 기다렸다가 시작하겠습니다."라고 말할 수 있습니다.

동시통역이 제공되는 다국어 회의에서 발언할 때

성공적인 회의는 통역사가 받는 오디오 품질에 크게 좌우됩니다. 발표자가 통역사가 효과적으로 메시지를 번역하고 전달할 수 있도록 하기 위한 몇 가지 권장 사항은 다음과 같습니다

1. 조용하고 울림이 없는 환경에 있는지 확인하십시오 . 이렇게 하면 회의에 더 집중할 수 있을 뿐만 아니라 청중과 통역사가 귀하의 목소리만 들을 수 있습니다.
   
   
2. 마이크는 플러그인 방식의 USB형을 선택하세요 . 내장 마이크나 무선 마이크는 에코가 발생하거나 회의 중에 배터리가 방전될 수 있으므로 사용을 피해주세요. 컴퓨터 내장 마이크나 이어폰은 음질이 좋지 않으니 사용하지 마십시오.
   
   
3. 항상 오디오 장치에 직접 대고 말하고 배경 소음을 피하십시오 . 종이를 넘기거나 펜을 딸깍거리는 소리, 마이크에서 너무 멀리 떨어져 있는 것과 같은 무의식적인 행동은 음질을 저하시켜 청중과 통역사 모두에게 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
   
   
4. 한 번에 한 사람씩, 적당한 속도로 말하도록 하십시오 . 다른 참가자뿐 아니라 통역사도 배려해야 합니다. 회의 참가자들이 대화를 제대로 듣거나 이해하지 못하면 회의에 집중하기 어렵지만, 다른 언어로 메시지를 전달해야 하는 통역사에게는 더욱 중요한 문제입니다. 발언 순서를 정하고 미리 준비한 내용을 읽지 않으면 이러한 문제를 쉽게 예방할 수 있습니다.
   
   
5. 문장 중간에 언어를 바꾸지 마세요 - 여러 언어에 능통한 다중 언어 사용자는 발표 중에 언어를 바꾸고 싶은 유혹을 느낄 수 있습니다. 하지만 언어를 바꿀 예정이라면 "지금부터 다음 언어로 바꾸겠습니다."라고 미리 알려주는 것이 좋습니다 언어 X (이탈리아어, 스페인어, 아랍어 등)을 선택할 수 있도록 하여 해당 언어를 이해하지 못하는 사람들이 적절한 언어 채널로 전환할 수 있도록 하고, 통역사 또한 통역 도구에서 설정을 조정할 수 있도록 합니다. 

    

이제 모든 준비가 완료되었습니다. 다음 단계를 잘 따라하시면 ​​회의 참석자 모두가 내용을 이해하고 전달할 수 있을 것입니다.

Interprefy가 다국어 비즈니스 회의, 컨퍼런스, 타운홀 미팅 등을 성공적으로 개최하는 데 어떻게 도움을 줄 수 있는지 자세히 알아보시려면 지금 바로 상담 전화를 예약하세요.