원격 근무가 더 큰 유연성을 제공했지만, 모든 직원을 한자리에 동시에 모으는 것은 여전히 거의 불가능합니다.
일정표는 회의로 꽉 차 있고, 항상 한 명은 연차 휴가 중이에요.
특히 전 직원에게 중요한 회사 소식을 전달하려고 할 때는 매우 까다로운 상황입니다.
이러한 이유로 많은 조직들이 가상 타운홀 미팅 방식을 도입하기 시작했습니다.
일반적인 행사와 가상 타운홀 미팅의 차이점은 가상 타운홀 미팅에서는 일반적으로 회사 전체의 리더십 팀이 참여하여 전 직원에게 전반적인 상황을 업데이트하고 모든 사람이 최신 정보를 알 수 있도록 한다는 점입니다.
가상 타운홀 미팅을 통해 직원들은 대면 행사와 유사한 이점을 누릴 수 있을 뿐 아니라 전 세계 어디에서든 참석할 수 있다는 추가적인 장점도 얻을 수 있습니다.
또한, 이러한 활동은 회사 문화를 강화하고, 팀워크를 증진하며, 모든 구성원이 조직의 비전에 발맞춰 나아가도록 하는 데 매우 효과적인 도구입니다.
하지만 가상 행사에서 참여도를 유지하는 것은 어려울 수 있습니다. 특히 행사가 하루 종일 진행되고 많은 사람들이 끊임없는 화상 회의에 지쳐 있는 경우 더욱 그렇습니다.
원격 근무자의 55%가 회사와의 연결성이 약해졌다고 느끼고, 69 %는 번아웃을 경험하고 있는 상황에서 , 이벤트 주최자가 가상 타운홀 미팅을 더욱 효과적으로 진행할 수 있는 몇 가지 팁을 소개합니다.
동료들이 천천히 접속하기 시작할 때 배경 음악을 틀어보세요. 모두 연결되기까지 시간이 좀 걸릴 수 있는데, 그동안 분위기를 띄울 수 있습니다.
이것은 분위기를 조성할 뿐만 아니라, 대부분의 사람들에게 즐겁고 예상치 못한 놀라움을 선사하기 때문에 어색함을 푸는 데에도 아주 효과적입니다!
직원들의 사기를 북돋우는 데 축하 행사로 시작하는 것보다 더 좋은 방법이 있을까요?
직원 인정은 직원 참여도를 높이는 효과적인 방법이며, 전체 회의는 모든 직원의 기여가 소중하다는 것을 강조하는 데 완벽한 방법입니다.
이달의 직원상과 같은 특별한 상일 수도 있지만, 동료의 칭찬, 뛰어난 성과에 대한 보상, 또는 회사 가치를 실천한 것에 대한 인정과 같은 간단한 것일 수도 있습니다.
연구 결과에 따르면 직원들은 임금 인상보다 공개적인 칭찬이나 인정을 더 선호하는 것으로 므로, 마땅히 받아야 할 인정을 아낌없이 베풀어 주세요.
동료들에게 하고 싶은 말이 너무 많은데 시간이 너무 부족하네요.
모두의 일정이 이미 바쁜 상황에서, 그들의 주의력을 과도하게 분산시키고 싶지는 않을 것입니다.
간결하고 명확하며 현실적인 목표를 설정하고, 주제는 4개 이내로 제한하세요. 또한, 각 주제에서도 너무 자세하게 다루지 않도록 주의하세요.
핵심 메시지를 효과적으로 전달하고, 그 내용이 기억에 남도록 하세요. 너무 자세한 내용은 오히려 메시지를 희석시키고 동료들의 집중력을 잃게 할 위험이 있습니다.
매번 똑같은 연사나 진행자 한 명만 내세우는 것은 예측 가능하고 단조롭습니다. 다른 사람에게 마이크를 넘겨 그들의 의견을 공유할 기회를 주는 건 어떨까요?
더 나아가, 다양한 부서와 직급의 발표자를 활용하여 회의 분위기를 다채롭게 만들어 보세요. 일부 조직에서는 한 걸음 더 나아가 게스트 연사나 동기 부여 강사를 초빙하여 회의에 참여시키기도 합니다.
하지만 전 직원 대상 타운홀 미팅에 최소 한 명 이상의 새로운 발표자를 포함시키고, 직원들이 자신의 의견을 개진할 기회를 제공하는 것을 고려해 보세요. 이렇게 하면 다양한 관점을 수용할 수 있을 뿐만 아니라 조직 전체의 상황을 더욱 정확하게 파악할 수 있습니다.
인간의 평균 집중 시간은 약 8초이므로, 간결하고 임팩트 있으며 핵심적인 내용만 전달하는 것이 사람들의 관심을 유지하는 데 중요합니다.
일반적으로 1시간을 넘지 않는 짧은 행사가 참석자들의 참여율이 가장 높습니다. 행사가 길어질수록 사람들이 산만해지고 집중력을 잃을 가능성이 높아지기 때문입니다.
분임 토론은 집중력을 유지하는 데 매우 효과적이며, 각 발표나 섹션 끝에 질의응답 시간을 마련하는 것도 좋은 방법입니다. 불필요한 부분을 제거하고 발표 시간을 이해하기 쉬운 길이로 조절하면 청중의 집중력이 흐트러질 가능성이 훨씬 줄어듭니다.
회의 안건에 대한 설문조사나 간단한 게임을 통해 동료들의 참여를 유도해 보세요. 단 한 번의 클릭으로 간편하게 소통을 시작할 수 있습니다.
직원들은 서로 소통할 수 있는 새로운 방식과 틀에 박힌 화상 회의에서 벗어날 기회를 갈망하고 있으니, 창의력을 발휘해 보세요.
회의는 더 이상 사무실이라는 네 벽 안에서만 진행될 필요가 없습니다. 직원들이 스마트폰으로 회의에 참여하면서 가끔 산책을 하도록 장려해 보세요.
모든 아이디어가 다 훌륭한 아이디어일 필요는 없습니다. 다양성은 삶의 활력소이니, 실험하는 것을 두려워하지 마세요.
팀원들의 피드백을 받고 필요에 따라 접근 방식을 조정하여 참여도를 꾸준히 유지하세요.
온라인 타운홀 미팅은 전 세계 사람들을 한자리에 모으는 것을 그 어느 때보다 쉽게 만들어 줍니다. 하지만 문제는 모든 사람이 같은 언어를 사용하는 것은 아니라는 점입니다.
국적과 배경이 다른 사람들이 실시간으로 소통하려면, 행사가 진행되는 동안 원활한 통역을 제공하는 직관적인 도구와 소프트웨어가 필요합니다.
Interprefy 플랫폼과 같은 실시간 번역 도구는 모든 규모의 다국적 행사에 실시간 번역 기능을 제공하며, 다음과 같은 방식으로 조직이 포용성을 증진하고 언어 장벽을 허물도록 돕습니다
모국어로 행사를 즐길 수 있다는 것은 누구나 참여할 수 있는 몰입도 높은 경험을 만들어내는 가장 효과적인 방법이라고 할 수 있습니다.
사업 현황과 향후 목표를 공유한 후에는 직원들이 질문하고 경영진과 직접 소통할 수 있는 기회를 반드시 제공하십시오.
가상 타운홀 미팅 일정에 각 발표자 발표 후 질의응답 시간을 포함시키는 것을 고려해 보세요.
하지만 아무리 개방적이고 지원적인 문화라 할지라도, 전 직원 앞에서 경영진에게 질문하는 것은 부담스러울 수 있습니다.
직원들은 자신의 무지를 드러낼까 봐 질문을 꺼릴 수도 있습니다. 하지만 리더가 나서서 질문을 던지면, 직원들은 주도적인 위치에서 참여할 기회를 얻게 됩니다.
회의에 참석해서 아무도 하는 말을 이해하지 못하는 것보다 더 나쁜 건 없습니다. 재무 정보는 회사가 앞으로 집중해야 할 부분과 연관시켜 생동감 있게 전달할 수 있을 때만 활용하세요.
과도한 비즈니스 전문 용어나 눈이 피로해지는 슬라이드는 피하고, 전체 회의에서는 지나치게 복잡한 주제를 다루지 않도록 하며, 메시지는 간결하고 이해하기 쉬우며 핵심을 짚어야 합니다.
타운홀 미팅은 단순히 회사 임원이 많은 사람들에게 프레젠테이션을 하는 것 이상의 의미를 지닙니다.
이러한 포괄적인 행사는 직원 사기를 높이고 조직의 방향을 제시하며, 무엇보다 모든 구성원의 참여를 유도하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다.
전 직원이 한 번의 통화에 참여하는 것이 여전히 어려울 수 있지만, 처음부터 통화에 대한 참여도를 유지하는 것은 회의를 유익하면서도 재미있게 만드는 확실한 방법입니다.